Cara submit artikel ke OJS (Open Journal Systems) melibatkan beberapa langkah utama, mulai dari pembuatan akun penulis baru, pengisian metadata naskah secara lengkap, pengunggahan dokumen artikel dalam format dokumen, hingga konfirmasi pengiriman akhir melalui sistem dasbor manajemen jurnal tujuan.
Apa syarat utama sebelum mulai cara submit artikel ke OJS?
Sebelum memulai proses pengiriman naskah, penulis wajib menyiapkan file naskah yang sudah bersih dari identitas penulis untuk keperluan proses penelaahan sejawat buta ganda (double-blind peer review).
Persiapan awal ini sangat menentukan kelancaran proses verifikasi administratif oleh pengelola jurnal. Pastikan dokumen Anda sudah sesuai dengan templat resmi yang disediakan oleh pengelola jurnal tujuan. Berikut adalah rincian syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap penulis sebelum melakukan pengiriman naskah:
- Naskah wajib menggunakan format templat (.doc atau .docx) yang diunduh langsung dari situs web jurnal terkait.
- Abstrak harus disiapkan dalam dua bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, dengan batasan kata tertentu.
- Daftar pustaka dianjurkan menggunakan aplikasi manajer referensi seperti Mendeley atau Zotero dengan gaya sitasi APA style.
- Surat pernyataan keaslian naskah (ethics statement) yang ditandatangani di atas meterai jika diminta oleh pengelola.
Bagaimana cara membuat akun penulis di situs OJS jurnal?
Cara membuat akun penulis di situs OJS dilakukan dengan mengakses halaman utama jurnal, mengklik tombol Register di sudut kanan atas, lalu mengisi formulir pendaftaran akun baru secara lengkap.
Pembuatan akun ini gratis dan wajib menggunakan alamat email aktif yang sering diakses. Saat mengisi formulir pendaftaran, pastikan Anda mencentang peran sebagai Author atau Penulis agar sistem memberikan hak akses untuk mengunggah naskah penelitian. Jika Anda juga berencana menjadi penelaah, Anda bisa mencentang peran tambahan, tetapi untuk kebutuhan pengiriman naskah, fokus utama adalah peran penulis.
Bagaimana langkah-langkah melakukan pengunggahan naskah di OJS?
Langkah-langkah melakukan pengunggahan naskah di OJS dimulai dengan masuk ke dasbor akun, memilih menu New Submission, mengikuti lima tahapan submit yang tertera, dan menyelesaikan seluruh proses hingga status naskah berubah menjadi submission acknowledged.
Sistem OJS dirancang secara terstruktur agar penulis tidak dapat melanjutkan ke tahap berikutnya jika ada data penting yang terlewat. Agar lebih mudah dipahami oleh mahasiswa maupun akademisi pemula, berikut adalah tabel rincian tahapan pengiriman naskah di dalam sistem OJS:
| Tahapan OJS | Aktivitas yang Harus Dilakukan Penulis | Hal Penting yang Perlu Diperhatikan |
|---|---|---|
| 1. Start | Memilih bagian jurnal (section) dan mencentang syarat penyerahan naskah. | Pastikan semua daftar periksa (submission checklist) tercentang benar. |
| 2. Upload Submission | Mengunggah file naskah utama ke dalam sistem penyimpanan server jurnal. | Gunakan file tanpa nama dan afiliasi penulis untuk menjaga objektivitas. |
| 3. Enter Metadata | Mengisi judul, abstrak, kata kunci, serta data lengkap seluruh penulis. | Nama penulis dan urutannya harus sama persis dengan yang ada di naskah. |
| 4. Confirmation | Memeriksa ulang seluruh ringkasan data sebelum tombol akhir diklik. | Periksa kembali apakah file yang diunggah sudah benar dan tidak keliru. |
| 5. Next Steps | Menyelesaikan proses pengiriman dan melihat pemberitahuan sukses. | Catat nomor ID naskah untuk keperluan komunikasi dengan editor jurnal. |
Bagaimana cara melacak status artikel setelah berhasil di-submit?
Cara melacak status artikel setelah berhasil di-submit dilakukan dengan masuk kembali ke akun OJS Anda, membuka menu My Submissions, dan melihat keterangan status aktif yang tertera di sebelah judul artikel Anda.
Status naskah yang umum muncul di antaranya adalah Submission Incomplete jika ada kekurangan file, In Review saat naskah sedang dinilai oleh mitra bestari, Copyediting saat proses perbaikan bahasa, hingga Production saat artikel siap diterbitkan. Penulis harus rajin memantau dasbor OJS secara berkala karena semua pemberitahuan resmi dari editor jurnal akan muncul di sana, selain dikirimkan melalui surat elektronik otomatis dari sistem.
Apa saja kesalahan umum yang sering terjadi saat submit jurnal online?
Kesalahan umum saat submit jurnal online meliputi pengunggahan dokumen yang masih mencantumkan nama penulis lengkap, salah memilih kategori bagian jurnal, serta mengabaikan pedoman penulisan gaya selingkung dari pengelola jurnal.
Banyak artikel mahasiswa yang langsung ditolak pada tahap pra-pemeriksaan (desk evaluation) oleh editor karena mengabaikan aturan dasar tersebut. Pastikan Anda membaca pedoman penulis atau author guidelines secara teliti sebelum mulai mengunggah dokumen penelitian Anda ke dalam sistem.
Pertanyaan Umum
Apakah saya harus membayar biaya saat submit artikel ke OJS?
Sebagian besar jurnal berbasis OJS bersifat terbuka dan gratis tanpa biaya pengiriman naskah, namun ada beberapa jurnal terakreditasi yang mengenakan biaya publikasi atau article processing charge setelah naskah dinyatakan diterima untuk diterbitkan.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proses review jurnal di OJS?
Waktu penelaahan atau proses review bervariasi tergantung kebijakan masing-masing pengelola jurnal, umumnya berkisar antara dua minggu hingga tiga bulan sejak naskah dinyatakan lolos tahap evaluasi awal oleh editor.
Bagaimana jika naskah saya ditolak oleh editor jurnal?
Jika naskah ditolak, editor biasanya akan memberikan catatan atau alasan penolakan, dan Anda berhak memperbaiki naskah tersebut untuk kemudian dikirimkan kembali ke jurnal ilmiah lain yang lebih sesuai dengan topik penelitian Anda.
Apabila Anda merasa kesulitan dalam mempersiapkan naskah ilmiah agar lolos seleksi ketat pengelola jurnal, Anda dapat memanfaatkan layanan professional dari penyedia jasa proofreading jurnal untuk memastikan tata bahasa dan format penulisan Anda sudah sempurna.